Conditions à remplir pour effectuer des retenues à la source et payer des cotisations d'employeur
Si vous êtes un employeur, vous devez faire des retenues à la source (impôt et cotisations au Régime de rentes du Québec et au Régime québécois d'assurance parentale) et payer les cotisations de l'employeur (cotisations au RRQ, au RQAP, au FSS et au FDRCMO, et cotisation relative aux normes du travail) sur la rémunération assujettie que vous versez à une employée ou à un employé si l'une des conditions suivantes est remplie :
- l'employée ou l'employé se présente au travail à l'un de vos établissements situés au Québec (ou elle ou il est rattaché à un tel établissement);
- l'employée ou l'employé n'est pas obligé de se présenter au travail à l'un de vos établissements (situés au Québec ou ailleurs), mais elle ou il est payé de l'un de vos établissements situés au Québec.
Position administrative sur la détermination de la province d'emploi relativement aux retenues à la source et aux cotisations de l'employeur du Québec
À compter du 1er janvier 2024, lorsqu'une employée ou un employé ne se présente pas physiquement au travail à l'un de vos établissements, nous considérons qu'elle ou il se présente au travail à l'un de vos établissements si elle ou il est rattaché à cet établissement.
Une employée ou un employé est rattaché à l'un de vos établissements si les deux conditions suivantes sont remplies :
- une entente temporaire ou permanente a été conclue afin de lui permettre de travailler à distance à temps plein d'un endroit qui ne constitue pas l'un de vos établissements (l'employée ou l'employé et vous devez être en mesure de justifier la conclusion d'une telle entente);
- elle ou il peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements (voyez les critères présentés ci-après).
Aux fins de l'application de cette position administrative, les termes employées et employés désignent les télétravailleuses et télétravailleurs ainsi que les employées et employés qui n'ont jamais à se présenter à l'un de vos établissements, comme des représentantes ou représentants itinérants.
Notez que, si l'employée ou l'employé n'est pas considéré comme travaillant à distance à temps plein ou si elle ou il n'est pas considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements, cette position administrative ne s'applique pas.
Critères permettant de déterminer si une employée ou un employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements
Les critères suivants doivent être utilisés pour déterminer si une employée ou un employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements.
Critère primaire
Si, en l'absence d'une entente lui permettant de travailler à distance à temps plein, une employée ou un employé devait se présenter physiquement à l'un de vos établissements pour effectuer sa prestation de travail, nous considérons que l'employée ou l'employé est rattaché à cet établissement.
Si une employée ou un employé se présentait physiquement à l'un de vos établissements immédiatement avant de conclure une entente lui permettant de travailler à distance à temps plein, nous considérons que l'employée ou l'employé est rattaché à cet établissement, à moins que les faits propres à sa situation ou la nature de ses fonctions aient changé.
Critères secondaires
Lorsque le critère primaire ne permet pas de conclure qu'une employée ou un employé est rattaché à l'un de vos établissements, nous considérons que les critères suivants doivent être utilisés dans leur ensemble afin de déterminer si elle ou il peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à cet établissement :
- elle ou il assiste ou devrait assister à des réunions à cet établissement en personne ou par tout moyen de communication;
- elle ou il reçoit ou devrait recevoir de l'équipement ou du matériel, ou toute autre forme d'instructions ou d'aide liées à son travail, à partir de cet établissement;
- elle ou il se rend ou devrait se rendre en personne à cet établissement pour recevoir des instructions ou des directives liées à l'exercice de ses fonctions, par tout moyen de communication;
- elle ou il est supervisé à partir de cet établissement, comme prévu dans son contrat de travail;
- elle ou il devrait se présenter à cet établissement en fonction de la nature des tâches liées à son emploi.
Ce sont les faits propres à la situation de l'employée ou de l'employé qui permettent de déterminer si elle ou il peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements. Cette détermination ne peut en aucun cas être utilisée en vue d'éviter l'obligation d'effectuer des retenues à la source et de payer des cotisations d'employeur du Québec.
Vous avez plusieurs établissements
Si une employée ou un employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à plus d'un de vos établissements, les mêmes critères doivent être utilisés afin de déterminer l'établissement avec lequel l'employée ou l'employé a les liens les plus importants.
Exemple
Un employé travaille pour vous comme analyste de systèmes. L'employé et vous avez conclu une entente qui l'autorise à travailler à distance à temps plein à partir de sa résidence située en Ontario. Dans ce cas, il faut déterminer si l'employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à l'un de vos établissements.
Étant donné qu'en l'absence d'une entente l'autorisant à travailler à distance à temps plein, l'employé devrait se présenter physiquement à l'un de vos établissements situés au Québec pour effectuer sa prestation de travail, nous considérons que l'employé est rattaché à cet établissement. Par conséquent, nous considérons que l'employé se présente au travail à l'un de vos établissements situés au Québec. Ainsi, vous devrez faire les retenues à la source et payer les cotisations de l'employeur du Québec sur le salaire versé à cet employé.
Si vous êtes un payeur, vous devez faire une retenue d'impôt sur la rémunération assujettie que vous versez à un bénéficiaire qui réside au Québec au moment du versement.
Pour savoir si la rémunération que vous versez est assujettie aux retenues à la source et aux cotisations de l'employeur, consultez la page Tableau des rémunérations assujetties aux retenues à la source et aux cotisations de l'employeur.
| Retenues et cotisations | 1re condition à remplir | 2e condition à remplir |
|---|---|---|
| Impôt du Québec – Somme versée à un bénéficiaire | La somme versée est assujettie à la retenue d'impôt. | La somme est versée à un bénéficiaire qui réside au Québec au moment du versement. |
| Impôt du Québec – Somme versée à un(e) employé(e) | La somme versée est assujettie à la retenue d'impôt. |
La somme est versée à un(e) employé(e) qui se présente au travail à l'un de vos établissements situés au Québec (ou qui est rattaché à un tel établissement). ou La somme est versée à un(e) employé(e) qui n'est pas obligé(e) de se présenter au travail à l'un de vos établissements (situés au Québec ou ailleurs), mais qui est payé(e) de l'un de vos établissements situés au Québec. |
| Régime de rentes du Québec (RRQ) – Cotisations de l'employé(e) et de l'employeur | La somme versée est assujettie aux cotisations au RRQ. | |
| Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) – Cotisations de l'employé(e) et de l'employeur | La somme versée est assujettie aux cotisations au RQAP. | |
| Fonds des services de santé (FSS) | La somme versée est assujettie à la cotisation au FSS. | |
| Normes du travail | La somme versée est assujettie à la cotisation relative aux normes du travail. | |
| Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre (FDRCMO) | La somme versée entre dans le calcul de la masse salariale. |
En règle générale, si aucune des conditions énoncées plus haut n'est remplie, vous n'avez pas à faire de retenues à la source ni à payer de cotisations d'employeur. Toutefois, vous pourriez tout de même devoir le faire dans certains cas. Consultez la page Particularités liées à un établissement situé à l'extérieur du Québec ou à une personne qui ne réside pas au Québec pour en savoir plus.